Zbieraj papierki przez 50 lat

Wszelkie dane o nas powinien posiadać Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Bywa czasami tak, że pracodawca w pewnym okresie nie dokonuje obowiązkowych wpłat, a my o tym nie wiemy. ZUS po latach, gdy będzie ustalał naszą emeryturę, dowodów takich wpłat może od nas zażądać. Wystarczy, że coś mu się w naszej dokumentacji nie będzie zgadzać.

Nie mając w domu dowodów takich wpłat, będziemy szukać pomocy w banku, gdzie były one dokonywane. I tu niespodzianka. Każdy bank traktuje takie wpłaty jak dokumentację finansową i przechowuje jedynie przez 5 lat.

- Banki nie archiwizują dokumentów w imieniu klienta - wyjaśnia Beata Pluta, dyrektor szczecińskiego oddziału Nordea Bank. - Robi to i powinien robić jedynie ZUS.

Podobna sytuacja wynika dla właściciela jednoosobowej firmy, który płaci składki na ubezpieczenia społeczne. Również on ustawowo zobowiązany jest przechowywać dowody wpłaty przez całe pół wieku. Mało tego. Muszą to być (według wymagań wielu oddziałów ZUS) dowody podstemplowane przez bank. Problem w tym, że większość jednoosobowych firm załatwia takie przelewy czyli przez internet. Komputer pieczątki nikomu nie przystawi.

- Przedsiębiorca posługujący się w rozliczeniach z bankiem internetem może i powinien zażądać potwierdzenia elektronicznego dokonania przelewu - wyjaśnia Krystyna Błażeczek naczelnik wydziału ubezpieczeń składek szczecińskiego ZUS. - My takie potwierdzenie uznajemy za dokument.

ZUS potwierdzenie uznaje, ale problem w tym, że obecnie stosowane nośniki (zarówno papierowe, jak i magnetyczne) są tak miernej jakości, że nie wytrzymują nawet kilku lat. Co będzie z takim dokumentem po 50 latach? Praktycznie pozostanie biała kartka papieru bądź wolny od zapisu, rozmagnesowany dysk CD.
Ustawa nakazuje też przedsiębiorcom przechowywanie przez 50 lat składek, listy płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje naliczanie rent i emerytów. Nawet, gdy przedsiębiorcy takie dane zarchiwizują, po 50 latach na nośnikach nie pozostanie po nich najmniejszy ślad.

Nie dalej jak rok temu głośna była awantura o kasy fiskalne i wydruki, stosowane przez taksówki. Już po paru miesiącach nic na wydrukach nie było widać. Podobnie jest z drukarkami komputerowymi, w których zastosowany tusz nie należy do najtrwalszych.